Wenn du dein eigenes E-Commerce-Unternehmen hast, hast du es wahrscheinlich schon festgestellt. Es ist nicht immer einfach, einen Überblick über die aktuelle finanzielle Situation bzw. die Liquidität des Unternehmens zu behalten. Je nach Größe des Unternehmens und je nachdem, ob du ausschließlich auf Amazon deine Waren anbietest oder zusätzlich noch einen eigenen Webshop betreibst oder auf anderen Plattformen tätig bist, kommen da mit der Zeit einige Kontobewegungen zusammen.
Als Händler hast du natürlich nicht nur Einnahmen, sondern auch Ausgaben. Du musst Gebühren an die Handelsplattformen, an die Zahlungsdienstleister und Fulfillment Dienstleister, sowie Gehälter an deine Angestellten zahlen.
Da passiert es leicht, dass man die Geldströme aus dem Blick verliert. Du wunderst Dich, dass die Bank eine Lastschrift zurückgibt. Oder dass eine Überweisung nicht ausgeführt wird, weil das Konto nicht ausreichend gedeckt ist.
Eine engmaschige Liquiditätskontrolle ist daher nötig, damit du den Überblick nicht verlierst und nicht in Zahlungsverzug gerätst.
In diesem Artikel erfährst du, wie du das schaffst – möglichst schnell und unkompliziert.
Die Vorteile einer regelmäßigen Liquiditätskontrolle
Die Liquiditätskontrolle erlaubt dir, dein E-Commerce-Unternehmen bestmöglich zu lenken und auszurichten. Auch wenn du schon länger in tätig bist, kann es sein, dass Du der Liquiditätsplanung bisher nur sporadisch Beachtung geschenkt hast. Vielleicht bist Du schon einmal oder sogar mehrmals mit einer größeren finanziellen Hürde in Form eines Engpasses konfrontiert worden.
Mit einer detaillierten Planung lassen sich solche Engpässe oft schon sehr früh vorhersagen, was dir mehr Zeit zum Handeln und Vorbereiten verschafft.
Im Folgenden sind einige Punkte aufgelistet, wie dir die Liquiditätskontrolle dabei helfen kann, die Herausforderungen des E-Commerce-Händlerlebens besser zu meistern.
Bessere strategische Entscheidungen treffen
Sicherlich nimmst du nicht wahllos jedes Produkt in dein Sortiment auf, sondern überlegst dir im Vorfeld, welche Waren du verkaufen möchtest.
Mit Hilfe der Liquiditätsplanung kannst du abschätzen, welche Waren sich dazu anbieten, als FBA-Waren abgesetzt zu werden. Du planst detailliert, welche Mengen du bestellen und bei Amazon verkaufen musst, sodass dein Geschäft rentabel ist. Du errechnest die Kosten, die du für den FBA-Service, Lager- und eventuelle Transportkosten bezahlen musst. Eine solche Kalkulation und Abschätzung solltest du jedes Mal machen, wenn du dir überlegst, neue Produkte in dein Sortiment aufzunehmen oder daraus zu entfernen. Der FBA Rechner eignet sich hier hervorragend.
Die Planung zeigt dir, mit welchen Einnahmen und Ausgaben du zu rechnen hast und ob sich das Geschäft letztendlich für dich lohnt.
Die Liquiditätsplanung hilft Dir also dabei, bessere Entscheidungen für die Entwicklung deines Unternehmens zu treffen. Sie bewahrt dich möglicherweise sogar vor sehr groben Fehlentscheidungen, die dich an den Rand der Insolvenz drängen könnten.
Wareneinkauf und Lager optimieren
Wenn du deine Liquidität immer im Blick hast, siehst du anhand deiner Einnahmen wie groß gerade die Nachfrage ist und welche Produkte gut laufen bzw. welche im Lager Staub ansetzen.
Je nachdem kannst du deine Waren dann einkaufen oder einen Abverkauf einleiten, um Platz für Neues zu schaffen. Dadurch verschwendest du keinen wertvollen Lagerplatz und hast immer genügend der gefragten Produkte auf Lager. Deine Kunden werden es Dir danken.
Zahlungsziele immer im Blick
Mit der Größe deines Unternehmens wächst meist auch die Anzahl deiner Verbindlichkeiten sowie die Anzahl der Rechnungen, die du an deine Kunden stellst.
Ohne ein Tracking-System passiert es leicht, dass du offene Posten übersiehst, beispielsweise wenn einer deiner Kunden in Zahlungsverzug gerät. Das wirkt sich negativ auf deine Liquidität aus.
Auf der anderen Seiten kann es ohne Überblick deiner Zahlungsziele auch passieren, dass du vergisst, eine deiner Rechnungen zu begleichen. Möglicherweise gerätst Du bei einem Lieferanten in Zahlungsverzug.
Mit Hilfe der Liquiditätskontrolle in Verbindung mit einem Rechnungs-Management-System passieren dir solche Fehler in Zukunft nicht mehr.
Darüber hinaus kann dir eine Liquiditätsplanungssoftware auch aufzeigen, wie sich offene Posten auf die künftige Liquidität auswirken. Bist du öfters mit Liquiditätsengpässen konfrontiert, weil du lange auf deine Einnahmen warten musst? Dann besteht eine mögliche Lösung darin, die Zahlungsziele für deine Kunden von zwei Wochen auf eine Woche zu reduzieren.
Planung von verschiedenen Szenarien
Um abzuschätzen, wie sich ein Ereignis oder eine länger anhaltende Situation auf deine Liquidität auswirkt, hilft Dir eine gute Liquiditätsplanung.
So simulierst du zum Beispiel den Fall, dass ein Lieferant dir deine Ware nicht zum erwarteten Zeitpunkt liefert, sondern erst einige Wochen später. In der Planung siehst du, in welcher Stärke diese Situation deine Liquidität belastet. Du kannst eventuell schon Vorkehrungen für einen solchen Fall treffen, indem du Rücklagen aufbaust.
Die Weichen für eine erfolgreiche Liquiditätskontrolle stellen
Anhand der oben genannten Vorteile wird ersichtlich, wie wichtig die Liquiditätskontrolle für den Erfolg deines Unternehmens ist. Jetzt fragst du dich wahrscheinlich, wie du dabei genau vorgehst und dir einen möglichst genauen Überblick über deine Liquidität und die ein- sowie ausgehenden Geldströme verschaffst?
Sei beruhigt: Es ist einfacher als du denkst.
1. Kategorisieren aller Zahlungsströme
Für eine genaue Analyse brauchst du Einblick in alle deine Geschäftskonten. Du musst sämtliche Kontobewegungen innerhalb eines Zeitraums (z.B. einer Woche oder eines Monats) erfassen – sowohl die Einnahmen als auch die Auszahlungen.
Schaust du dir beides über einen gewissen Zeitraum hinweg an, stellst du höchstwahrscheinlich Muster fest. Diese helfen dir vor allem dabei, hohe Kostenpunkte in deinem Unternehmen zu identifizieren und eventuell Maßnahmen zur Kostensenkung zu ergreifen.
Vielleicht stellt sich im Rahmen dieser Analyse heraus, dass ein bestimmter Bezahldienst unverhältnismäßig teuer ist und nur von wenigen Kunden genutzt wird. Dann kannst du diesen Service kündigen und schon hast du mehr Liquidität zur Verfügung.
2. Erste Liquiditätsprognosen erstellen
Hast du deine Liquidität über einen gewissen Zeitraum hinweg analysiert und einen Eindruck über deine Fixkosten sowie eine Abschätzung über deine Einnahmen gewonnen, erstellst du eine Prognose. Dabei projizierst du die Fixkosten sowie die zu erwartenden variablen Kosten und Einnahmen in die Zukunft – tages-, wochen- oder monatsweise.
Hierbei ist es auch ratsam, verschiedene Szenarien zu erstellen, die ein breites Spektrum von optimistisch über realistisch bis hin zu pessimistisch abdecken.
Das gibt dir einen Eindruck über deinen gesamten Handlungsspielraum in verschiedenen Situationen und hilft dir dabei, leichter Entscheidungen zu treffen.
3. Abgleich der tagesaktuellen Transaktionen auf den Bankkonten
Wenn du eine Liquiditätsplanung erstellt hast, solltest du regelmäßig die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den Planwerten vergleichen. So stellst du schnell fest, ob irgendetwas aus dem Ruder läuft und kannst gegebenenfalls schnell nachjustieren.
Wenn du einmal täglich einen Blick in deine Liquiditätsplanung wirfst und diese aktualisierst, hast du die höchstmögliche Kontrolle über dein Unternehmen. Du verringerst somit die Chance, dass es zu einem Liquiditätsengpass kommt.
Das richtige Werkzeug für deine Bedürfnisse finden
Die manuelle Erstellung einer Liquiditätsplanung ist sehr mühselig. Selbst wenn du Excel dazu verwendest, stößt du damit schnell an Grenzen, denn du musst sämtliche Kontobewegungen per Hand eintippen. Das ist eine Aufgabe, die du höchstwahrscheinlich nicht jeden Tag machen möchtest.
Daher empfiehlt sich eine Liquiditätsmanagement-Software wie die von Agicap*, die sich automatisch mit allen deinen Bankkonten synchronisiert. Du kannst von dort sämtliche Kontenbewegungen abrufen, diese erfassen und grafisch aufbereiten.
So kannst du alle deine Planungsszenarien täglich auf Knopfdruck mit den aktuellen Werten füttern und bist immer auf dem neuesten Stand, was deine Liquidität betrifft.
Fazit
Die regelmäßige Liquiditätskontrolle ist unerlässlich im E-Commerce-Business. Nur wenn du einen genauen Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben hast, kannst du dein Unternehmen bestmöglich steuern und fit für die Zukunft machen.
Anhand der Liquiditätsplanung siehst du genau, wie sich bestimmte Situationen auf die Liquidität auswirken. Du erkennst, wann es sinnvoll ist, das Lager aufzustocken oder Rücklagen zu bilden.
Durch das Verwenden einer Liquiditätsplanungssoftware läuft diese Arbeit fast vollständig automatisch ab. Eine tägliche Aktualisierung und Anpassung der Liquiditätsplanung ist innerhalb von wenigen Minuten erledigt.
Das spart dir nicht nur Zeit, sondern langfristig auch Geld, weil du mit einer effektiven Planung deine Geldströme an die richtigen Stellen lenkst und auch für finanziell herausfordernde Zeiten bestens gewappnet bist.
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